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新北市政府文化局文物典藏管理要點

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新北市政府文化局文物典藏管理要點

 
中華民國101年8月8日核定通過
 
一、新北市政府文化局(以下簡稱本局)為健全典藏文物管理制度,明定典藏文物取得、入藏、借出、典藏室管理、圖像資料使用、盤點及其他作業規定,特訂定本要點。
二、本要點所稱典藏文物指經本局文物典藏審議委員會審定,並經本局認定具有珍貴保存價值者,而由本局所管理具有文化性、歷史性、藝術性或稀有性之文物、藝術品。
三、典藏文物取得原則如下:
(一) 具文化性、歷史性、藝術性或稀有性。
(二) 來源明確,產權清楚,且本局須擁有完整之所有權與使用權。
四、本要點所稱典藏文物取得方式為購買、受贈、轉移及其他依法取得方式均屬之。
五、典藏文物之取得,均應經本局文物典藏審議委員會審議通過,始得入藏。但本局主辦競賽獎項得獎作品之入藏事宜,依各該簡章規定辦理。
六、以購買方式取得文物者,應依政府採購法及相關規定辦理採購程序,並澄清所有權及智慧財產權疑義,訂定於契約中,經雙方簽署,始可辦理。
七、以受贈方式取得文物者,捐贈人應檢附所有權證明文件,或澄清所有權及智慧財產權疑義,並訂定於契約中,經雙方簽署,始可辦理。
捐贈契約一式二份,應載明捐贈時間、文物名稱、計量單位、數量、狀況(含圖像及組裝方式)、捐贈者姓名、服務單位、職稱、身分證字號、聯絡電話及地址,由雙方各執一份保存,並致贈感謝狀。
八、以轉移方式取得文物者,如原屬單位已依國有財產法或相關規定列為財產者,應由本局依相關規定辦理轉移作業,俟將財產交業務單位保管。
九、入藏作業:
(一) 文物取得後,經點交、查核文物狀況後,辦理入藏登記。
(二) 同一批次、同一來源之文物應同時辦理入藏登記。
(三) 入藏登記作業由業務單位依據文物典藏審議委員會會議紀錄、典藏文物點交單辦理。
(四) 入藏登記應編製清冊,資料如下:
1. 總號(如有分件應記載分件序號)。
2. 分類號。
3. 庫藏位置。
4. 文物名稱。
5. 類別。
6. 尺寸。
7. 作者。
8. 年代。
9. 取得金額(如為捐贈,應載明捐贈者姓名)
10.取得來源。
11.入藏日期。
12.財產編號。
13.其他應載明事項。
(五) 總號及分類號以每件為一單位編定,如屬一組之文物,其件數達二件以上,應編為同一總號,並以適當方式註記分件序號。總號為永久編號,不得變更或重複,如遇文物件數減少,仍應保留空號,不得填補,但須在該號加註「已註銷」。
十、借出:
(一) 本局典藏文物外借對象以政府機構、公私立學校、非營利法人為辦理展示、教育、研究、推廣事項為原則。
(二) 借出者應出具借出計畫書,敘明使用目的、時間、地點、防護措施、運送時點及有關事項,備函向本局提出申請,專案簽准。
(三) 經核准借出者,應將計畫書附為借出合約書附件,並訂定有關權利義務及損害賠償事項,經雙方簽署後,始得借出。
(四) 文物借出前,借出者應辦理適當金額及期間之保險,並提交保單副本一份予本局存參。
(五) 文物借出、還藏,均應填具點交單一式二份,由本局及借出者各執一份存查。
(六) 借出者應負擔借出文物之保險費、包裝、運費及其他ㄧ切必要費用,並對借出文物之安全維護負完全之賠償及法律責任。
十一、    典藏室管理:
(一) 有下列情形之一,始得入出典藏室:
1. 新取得之典藏文物及待審作品入庫。
2. 經核准寄藏作品進、出庫。
3. 藏品出借相關機構展覽。
4. 藏品提供本局展覽及研究。
5. 典藏文物編目、攝影、定期檢視、修護、燻蒸消毒。
6. 典藏室設備增設或維修。
7. 典藏室供財產盤點、視察或經奉准入內參觀。
8. 典藏室清潔消毒或保養。
(二) 入出典藏室應填具「人員入出典藏室申請表」經業務主管同意後入出。但基於典藏室管理、維護需要,得開放特定門禁權限予本局典藏管理人,並與業務科同仁會同入出。
(三) 其他人員入出典藏室應由典藏管理人會同入出。
(四) 所有人員入出典藏室均須填列「人員入出典藏室紀錄單」。
(五) 典藏室之門禁管制感應卡及鑰匙由典藏管理人執有保管,並不得複製或轉借,如有遺失應即陳報局長,重新設定門禁卡並更換門鎖。
十二、    圖像資料使用規定:
(一) 所稱圖像資料指本局典藏文物經攝影、錄影、描繪、影印及數位掃描等方式所產生靜態與動態之圖像。
(二) 本局圖像資料授權使用對象以政府機構、公私立學校、非營利法人為辦理展示、教育、研究、推廣事項為原則。
(三) 使用者應填具使用申請表,備函向本局提出申請,專案簽准。
(四) 經核准使用者,應將申請表附為授權同意書附件,訂定有關權利義務及損害賠償事項,經雙方簽署後,始得使用。
(五) 經授權使用之本局典藏文物圖像資料,公開使用時應於圖說適當位置明顯標註「新北市政府文化局提供」字樣,其製作成品應無償贈予本局二份作為驗證標的。
十三、    盤點作業:
(一) 盤點作業依國有財產法第六十一條、國有財產法施行細則第六十四條暨中央政府各機關珍貴動產不動產管理要點第十七條辦理定期及不定期之盤點與檢查。
(二) 本局典藏文物以每年盤點一次為原則,由秘書室會同業務單位辦理,並得視需要辦理不定期抽點。
(三) 盤點結果由秘書室作成盤點紀錄清冊簽請局長核可。
十四、    典藏文物如有遺失、毀損致無法修復者,應簽報局長准予註銷,並依審計法第五十八條處理之。
十五、    本要點奉核後實施,修正時亦同。

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